Digi­ta­les Arbei­ten mit der Hand­wer­ker­soft­ware von KWP — Der digi­ta­le Auf­trag inkl. papier­lo­ser Abrechnung

Ergol­ding im Novem­ber 2022:

Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Kundenaufträge
Mit den füh­ren­den Hand­wer­ker­soft­wares kwp-bnWin.net und Vail­lant win­SOFT aus dem Hau­se KWP kön­nen Kun­den­auf­trä­ge durch­gän­gig und ohne ein Blatt Papier orga­ni­siert werden.
Ange­fan­gen vom Auf­trags­ein­gang, über die gesam­te Pla­nung und die Mate­ri­al­wirt­schaft im Hand­werks­be­trieb, die Online-Bestel­lung beim Groß­han­del, digi­ta­le Ein­gangs­rech­nun­gen und die Zeit­er­fas­sung, bis hin zum Rech­nungs­ver­sand per E‑Mail und auto­ma­ti­sier­ten Buchun­gen für das Steu­er­bü­ro, läuft der Auf­trags­ab­wick­lungs-Pro­zess inner­halb der ERP-Soft­ware zu 100% digital.

Kun­den­dienst im Hand­werk – durch­gän­gig papierlos
Bei­spiels­wei­se lässt sich der kom­plet­te Kun­den­dienst-Pro­zess durch­ge­hend papier­los abbil­den. Damit spielt es kei­ne Rol­le mehr, ob der Kun­den­dienst-Dis­po­nent im Büro oder zu Hau­se im Home­of­fice sitzt. Anhand kur­zer Pra­xis­bei­spie­le zeigt der Soft­ware­her­stel­ler KWP, wie die papier­lo­se Abrech­nung aus dem Home­of­fice bei sei­nen Anwen­dern funktioniert.

Kun­den­dienst-Bespre­chung online
Mor­gens erfolgt ein kur­zer Online-Aus­tausch über den geplan­ten Tag zwi­schen den Mon­teu­ren und der Dis­po­si­ti­on, zum Bei­spiel über Micro­soft Teams.
Alle Mon­teu­re erhal­ten die Auf­trä­ge an den Mobi­len Mon­teur über­tra­gen. Die Auf­trä­ge vom Vor­tag wer­den eben­falls zurück­über­tra­gen. Damit erhal­ten die Dis­po­nen­ten im Home­of­fice auto­ma­tisch auch die gebuch­ten Arbeits­zei­ten zur Kon­trol­le. Die­se wer­den in der ERP-Soft­ware für die Lohn­buch­hal­tung freigegeben.

Papier­lo­se Abrech­nung aller Aufträge
Die rück­ge­mel­de­ten Auf­trä­ge wer­den bear­bei­tet, das gebuch­te Mate­ri­al wird eben­falls geprüft und gege­be­nen­falls über­nom­men. Die Rech­nun­gen sind qua­si schon fer­tig erzeugt und lan­den im Rech­nungs- und im E‑Journal, dem digi­ta­len Post­aus­gang von KWP. Von dort aus wird die Rech­nung – je nach hin­ter­leg­tem Kun­den­wunsch – per E‑Mail ver­sen­det oder dem Kun­den über einen Brief­dienst­leis­ter her­kömm­lich per Post zuge­stellt. Und das Gan­ze mit weni­ger Kos­ten und Arbeits­zeit, als wenn die Rech­nun­gen und deren Anhän­ge aus­ge­druckt, kuver­tiert, fran­kiert und zur Post gebracht wer­den müss­ten. Der Ablauf und auch die Abla­ge erfol­gen durch­gän­gig digi­tal. Somit ist es nicht mehr von Bedeu­tung, ob die Mit­ar­bei­ter im Büro sit­zen oder kwp-bnWin.net von zuhau­se aus genutzt wird.

Papier­lo­se Über­mitt­lung aller Rech­nun­gen an die Buchhaltung
Auch die erstell­ten Rech­nun­gen samt Rech­nungs­an­hän­gen (wie z.B. unter­schrie­be­ne Mon­ta­ge­auf­trä­ge) kön­nen ohne Medi­en­bruch wei­ter an die Buch­hal­tung bezie­hungs­wei­se an den Steu­er­be­ra­ter über­tra­gen wer­den. Direkt im Rech­nungs­jour­nal wer­den die Rech­nun­gen frei­ge­ge­ben. Die Hand­wer­ker­soft­ware baut dann eine Ver­bin­dung ins DATEV-Rechen­zen­trum auf und über­trägt Buchun­gen, Per­so­nen­kon­ten sowie den Rech­nungs­be­leg samt Anhän­gen als PDF.

Eben­falls papier­los: Auf­ga­ben und Ter­mi­ne immer im Blick
Bei der Pla­nung und Dis­po­si­ti­on von neu­en Auf­trä­gen unter­stüt­zen der Kalen­der (Mon­teur­steue­rung) und das Akti­vi­tä­ten-Manage­ment von KWP. So hat jeder im Team stets alle Ter­mi­ne im Blick. Auf­ga­ben, wie bei­spiels­wei­se Rück­ru­fe oder Inter­es­sen­ten­an­fra­gen, zu täti­gen­de Bestel­lun­gen oder auch Rekla­ma­tio­nen wer­den im Team orts­un­ab­hän­gig bear­bei­tet, digi­tal dele­giert und zum jewei­li­gen Vor­gang dokumentiert.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zur Digi­ta­li­sie­rung im Hand­werk in Ver­bin­dung mit KWP fin­den Inter­es­sier­te unter https://www.kwpsoftware.de/digitalisierung.