Die elektronische Rechnung ist seit 2020 bereits im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und staatlichen Einrichtungen schrittweise verpflichtend eingeführt worden. Ab dem 1. Januar 2025 folgt sie auch für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Gemäß Wachstumschancengesetz müssen Unternehmen im ersten Schritt in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen.
Was als eRechnung gilt, formuliert das Wachstumschancengesetz wie folgt: Eine eRechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Weiterverarbeitung. Bekannte Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung erfüllen diese Anforderungen. Rechnungen in digitalen Formaten wie docx oder PDF entsprechen hingegen nicht den Anforderungen an eine eRechnung. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) hat sich die XRechnung als verbindlicher Standard durchgesetzt. Im B2B-Bereich (Business-to-Business) wird außerdem auch das hybride ZUGFeRD-Format verwendet. Im Gegensatz zur XRechnung besteht es nicht nur aus einer maschinenlesbaren XML-Datei, sondern auch aus einer für den Empfänger allgemein lesbaren PDF-Datei. eRechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt werden, zum Beispiel per E‑Mail, direkt aus einem Buchhaltungssystem heraus und über das PEPPOL-Netzwerk. Der Übertragungsweg wird teilweise vom Auftraggeber bestimmt.
Übergangsregelungen für die zeitliche Umsetzung
Für die Erstellung von eRechnungen gelten für die Jahre 2025 bis 2027 verschiedene Übergangsregelungen. Die wichtigsten sind:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland alle Unternehmen elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze empfangen und verarbeiten können.
- Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, eRechnungen auszustellen.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich eRechnungen nach den aktuellen elektronischen Standards ausstellen.
Mit diesen Regelungen setzt Deutschland die Vorgaben der MwSt.-Richtlinie 2006/112/EG der Europäischen Kommission fristgerecht um.
Anpassungsbedarf für das Bauwesen
Die normative Basis für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Norm EN 16931. Sie legt europaweit die grundlegenden Strukturen für aktuelle elektronische Rechnungsformate fest. Die spezifischen Anforderungen des B2B-Bereichs und insbesondere des Bauwesens in Deutschland sind in der Norm bislang nicht ausreichend berücksichtigt. Aktuell wird die Norm überarbeitet. Anpassungsbedarf besteht unter anderem in den Bereichen Teilrechnung, Teil-Schlussrechnung, Schlussrechnung sowie Betrags- und Steuerangaben. Denn der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) in der konsolidierten Fassung vom 5. März 2024 fordert, dass die Summe erhaltener Anzahlungen und die Summe der darauf entfallenden Umsatzsteuer in der Schlussrechnung gesondert auszuweisen sind. Mit den aktuellen eRechnungs-Formaten ist es jedoch nicht möglich, im Summenblock den Betrag der Umsatzsteuer aus erhaltenen Anzahlungen auszuweisen. Die Spezifikationen der eRechnung sehen lediglich ein Element für die Ausgabe des Gesamtbetrags erhaltener Anzahlungen inklusive der Umsatzsteuer vor. Damit erfüllen die aktuellen eRechnungs-Formate noch nicht die Anforderungen aus dem UStAE.
Der BVBS Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e. V. hat im Herbst 2023 eine eigene Arbeitsgruppe zum Thema eRechnung gegründet. Diese Arbeitsgruppe identifiziert Herausforderungen bei der Einführung der eRechnung. Sie beschäftigt sich auch mit der Frage, wie auf Basis des UstAE ab dem 1. Januar 2025 Rechtssicherheit für die Anwender beim Ausweisen der Umsatzsteuer auf Anzahlungen gewährleistet werden kann. Der BVBS hat das Bundesministerium der Finanzen (BmF) auf die aktuellen Herausforderungen für die Baubranche hingewiesen und erste Lösungsansätze vorgeschlagen.
Reibungsloser Austausch zwischen Softwarelösungen
Die Standardisierung von ZUGFeRD-Rechnungen bietet Interpretationsmöglichkeiten in der Anwendung. Damit elektronische Rechnungsdaten problemlos gelesen und verarbeitet werden können, muss die Software des Absenders und des Empfängers ein einheitliches Grundgerüst für die elektronische Rechnung im XML-Format verwenden. Um dies für ZUGFeRD-Rechnungen sicherzustellen, hat der BVBS in Kooperation mit dem DGH Deutscher Großhandelsverband Haustechnik e. V. und der ITEK GmbH einen Implementierungs-Leitfaden zur Version 2.2 der ZUGFeRD-Rechnung herausgegeben. Der Leitfaden richtet sich insbesondere an Softwarehäuser, die Programme für Lieferanten, z. B. Großhändler und Hersteller, und kaufmännische Programme im Bauwesen entwickeln. Mit dem Leitfaden können sie Funktionen zum Erstellen und Lesen von ZUGFeRD-Rechnungen in ihre Produkte integrieren, sodass andere Softwares die XML-Daten weiterverarbeiten können.
Ausblick: Clearance-Systeme im europäischen Vergleich
In einigen europäischen Ländern ist die eRechnung bereits Pflicht. Dadurch konnten sogenannte Clearance-Systeme eingeführt werden, z. B. in Italien und Ungarn. Bei einem Clearance-System übermittelt der Versender seine Rechnungen elektronisch über ein zentrales System an die Finanzverwaltung des Landes. Die Finanzverwaltung erfasst und prüft die Rechnungen und leitet sie erst dann an den Empfänger weiter. Damit sollen Umsatzsteuerbetrüge verhindert, Sicherheitslücken geschlossen und Bürokratie abgebaut werden. Frankreich plant die Umsetzung eines Invoice Clearance-Verfahrens für den B2B-Bereich schrittweise einzuführen. In Deutschland gibt es bislang kein vergleichbares Clearance-System.
- Kosteneinsparungen und Umweltschutz:
Der Einsatz von eRechnungen spart Kosten für Papier, Druck und Porto. Dieses Einsparen von Ressourcen schont auch die Umwelt. - Effizienzsteigerung:
Durch den Einsatz von eRechnungen entfällt der manuelle Aufwand für die Rechnungsbearbeitung. Das führt zu einem besseren Workflow und einer schnelleren und effizienteren Abwicklung der Rechnungsverarbeitung. Zudem wird die Archivierung erleichtert. - Fehlerminimierung:
Strukturierte Rechnungsdaten werden automatisiert verarbeitet und nicht mehr manuell eingegeben. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert. - Schnellere Zahlungsabwicklung:
Weil Rechnungen elektronisch versendet und automatisiert verarbeitet werden, können Zahlungen schneller bearbeitet und freigegeben werden.
Es gibt bereits positive Praxisbeispiele aus dem Baubereich. Die Einführung der eRechnung verlief beispielsweise bei der Deutschen Bahn sehr gut. Rechnungsrückläufe werden durch das Prinzip der „optimierten Bauabrechnung“ vermieden. Die Beteiligten klären die Details der Rechnungsinhalte vor der eigentlichen Rechnungsstellung. Dies umfasst Aspekte wie Mengen, Leistungen und eventuell aufgetretene Änderungen während der Bauausführung. Dadurch entfallen im digitalen Prozess die sonst üblichen Rotstift-Korrekturen bei der Rechnungsprüfung.
Der BVBS Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e.V. bündelt das Expertenwissen von über 120 Mitgliedsunternehmen. Die Mitglieder sind Software- und IT-Unternehmen aus den Bereichen Architektur, Bauingenieurwesen, Fachplanung, Bauausführung, verarbeitendes Gewerbe und Facility Management. Das Hauptziel des Verbandes ist es, die Leistungsfähigkeit, Innovationskraft und Nachhaltigkeit der Bauwirtschaft durch digitale Methoden und Werkzeuge zu stärken.
Download Presseinformation “eRechnung ab 2025 Pflicht” als pdf-Datei
Download Pressefoto (Bei Veröffentlichung setzten Sie bitte den Hinweis: Vom BVBS mit Hilfe von KI erstellt.)