Berlin, Juni 2024. Die Beschaffung am Bau steht vor großen Herausforderungen. Diese gehen weit über die direkten Materialpreise hinaus. Unternehmen kämpfen mit manuellen Prozessen, Abhängigkeiten von Einzelpersonen und einem unkontrollierten Wildwuchs an Anbietern. Diese Probleme führen zu ineffizienten Abläufen und erheblichen wirtschaftlichen Schäden. Aktiv angegangen werden sie jedoch von den wenigsten Unternehmen. Soviel ist klar: Wer sich jetzt nicht darum kümmert, wird schon in Kürze in wirtschaftlichen Schwierigkeiten sein. Denn meistens entscheidet nicht nur die Planung eines Neubaus oder einer Sanierung über die Kosten, sondern die tatsächlich beschafften Materialien und Leistungen wirken sich im Verlauf als wesentlicher Preistreiber aus. Ein Blick auf die aktuellen Top-Themen in der Beschaffung lohnt sich also allemal.
Die momentanen Herausforderungen in der Beschaffung lassen sich zwar auf wenige Schwerpunktthemen zusammenfassen, sind aber in ihren Auswirkungen vielfältig. So verdrehen Branchenvertreter beim Stichwort “Fachkräftemangel” kategorisch die Augen, wissen aber oftmals nicht, welche Auswirkungen das schon bei der Beschaffung für Bauvorhaben in ihrem Unternehmen hat. Gleiches gilt für den Einsatz von Subunternehmen, der Auswahl von Lieferanten, ESG-Regelungen, der Digitalisierung und dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz. Alles schon einmal gehört, nichts davon ordentlich umgesetzt. So lautet oftmals die bittere Wahrheit.
Fachkräftemangel und seine Tücken bei manuellen Prozessen
Unzureichend ausgebildete beziehungsweise mangelhaft weitergebildete Mitarbeiter verschärfen die schwierige Situation in Zeiten des Fachkräftemangels zusätzlich. Ein großes Problem in der modernen Beschaffung sind dabei manuelle Prozesse, die oft zu unkontrollierbaren Situationen führen. Einkäufer und operative Mitarbeiter arbeiten häufig nicht abgestimmt, was zu ineffizienten Abläufen und Abweichungen führt. Beispielsweise müssen Auftragsbestätigungen mühsam abgetippt und ausgewertet werden. Angebote werden oft noch auf Basis von PDF-Leistungsbeschreibungen eingeholt und manuell in die Systeme übertragen. Fehlende Kenntnis über Rahmenverträge und Konditionen führt bei Käufen zu unerwünschten Konditionen, was oft erst durch spätes Controlling entdeckt wird. Verbale Anfragen und die Verschleierung von Artikeln tragen weiter dazu bei, dass die Übersicht über die Einkaufsvorgänge verloren geht.
Fachkräfte: Abhängigkeiten und Wissensverlust bei Mitarbeiterkündigung
Ein weiteres Problem ist die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern mit spezifischem Fachwissen. Fällt eine dieser Personen aus oder wechselt beispielsweise eine Fachabteilung zu einem Mitbewerber, geht wertvolles Wissen verloren und der Betrieb ist gefährdet. Dies kann zu erheblichen Umsatzverlusten führen und die verbleibenden Mitarbeiter überlasten. Zudem wird es immer schwieriger, motivierte Mitarbeiter für manuelle Tätigkeiten zu finden. Das Fachwissen wandert mit den Mitarbeitern ab und ist für das Unternehmen verloren, wenn keine Mechanismen zur Wissenssicherung etabliert sind.
Subunternehmen oder eigene Mitarbeiter und wie viele Lieferanten braucht es?
Die Vielzahl an Anbietern und Märkten ermöglicht es den Mitarbeitern, nahezu überall Dienstleistungen und Material zu kaufen. Dies führt vielfach zu einem unkontrollierten Einkauf und einem Wildwuchs an Lieferanten. Das Fehlen einer zentralen Steuerung und Lenkung des Angebots verhindert die Umsetzung guter Rahmenkonditionen. Das vielfältige Angebot führt zudem zu ungewollten Impuls- und Spontankäufen, die erst sehr spät auffallen und somit wirtschaftlichen Schaden verursachen.
Dazu ein Beispiel aus unserer Praxis: Ein Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft arbeitet beispielsweise mit rund 200 Lieferanten von Mülltüten zusammen. Besser wäre es, mit den fünf besten Lieferanten attraktive Rahmenbedingungen auszuhandeln. Der Vorteil liegt auf der Hand: Zeit- und Geldersparnis bei der Beschaffung.
Digitale Transformation und ESG: Herausforderungen und Lösungen
Viele Unternehmen haben in der ersten Digitalisierungswelle versucht, schnelle Lösungen für ihre Prozesse zu finden. Die Einführung von ERP-Systemen wurde oft als Allheilmittel betrachtet. Doch diese Lösungen sind heute oft nicht mehr auf dem Stand der Technik, verursachen durch mangelnde Interoperabilität zusätzlichen Aufwand und haben noch nicht die zukünftigen Regularien beim Thema ESG integriert. Plattformen und eine nahtlose Integration der Systeme sind notwendig, um diese Probleme zu überwinden und eine effiziente Datenverarbeitung zu gewährleisten.
Controlling und Kreislaufwirtschaft als Grundlage für ESG
Ein effizientes Controlling ist nur möglich, wenn die Datenbasis sauber und digital ist. Dies ermöglicht nicht nur die Optimierung operativer Prozesse, sondern ist auch eine Grundlage für eine funktionierende Kreislaufwirtschaft. Die Verfügbarkeit und genaue Erfassung von Materialdaten sind entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen und den bald in Kraft tretenden ESG-Kriterien gerecht zu werden.
Nachvollziehbarkeit und regulatorische Anforderungen wie das LkSG
Mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) und der EU-Taxonomie stehen Unternehmen vor der Herausforderung, umfangreiche Daten in der Beschaffung nachweisen zu müssen. Dies erfordert eine digitale Zusammenarbeit und die Nutzung von Plattformen, um die gestiegene Datenmenge effizient bewältigen zu können. Manuelle Tätigkeiten sind hier keine Option mehr. Die Wiederverwendbarkeit von Daten in allen Ebenen der Prozesse ist essentiell.
Wettbewerbsvorsprung: Daten in Echtzeit und Standards für Vergleichbarkeit
Um die Beschaffung zukunftsfähig zu gestalten, ist es essentiell, Daten in Echtzeit zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Nur so können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Geschäftsbeziehungen nachhaltig analysieren. Standards und eine einfache Art des Produkt-Matchings sind notwendig, um den Wildwuchs im Einkauf zu kontrollieren und eine reibungslose interne Kalkulation zu ermöglichen. Plattformen können hierbei einen wertvollen Dienst leisten.
Umfassend strategische Ausrichtung ist notwendig
Die Herausforderungen in der Beschaffung sind vielfältig und erfordern eine umfassende strategische Ausrichtung. Manuelle Prozesse, unkontrollierter Einkauf, Abhängigkeiten von Einzelpersonen und Anforderungen der digitalen Transformation müssen angegangen werden, um effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Nutzung von Echtzeitdaten, Standards zur Vergleichbarkeit und eine solide digitale Basis sind unerlässlich, um den wirtschaftlichen Erfolg zu sichern und den Anforderungen der Kreislaufwirtschaft und regulatorischen Vorgaben gerecht zu werden. Nur durch eine strategische und zukunftsorientierte Ausrichtung kann die Beschaffung ihren Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens leisten.
Über Conpur:
Das Berliner Unternehmen Conpur digitalisiert alle Prozesse bei der Beschaffung am Bau. Mit nur einer webbasierten Cloud-Lösung ist das gesamte Beschaffungsvorhaben steuerbar – von der Ausschreibung bis zur Adhoc-Bestellung. Sämtliche Partner sind jederzeit komplett und transparent eingebunden. Die Lösung arbeitet Schnittstellen übergreifend und legt den Fokus auf Nachhaltigkeit in der Bauwirtschaft sowie die Realisierung der ESG-Kriterien.